Compte-rendu AG de l’APE

Bilan de l’association des parents d’élèves de l’Année scolaire 2010/2011

Ordre du Jour

  1. 1.    Présentation de l’association
  2. 2.    Bilan des activités
  3. 3.    Bilan financier
  4. 4.    Renouvellement du bureau
  5. 5.    Activités prévues et ou à prévoir
  6. 6.    Préparation de la rencontre des parents
  7. 7.    Questions diverses

Prochaine Réunion le 4 Novembre 2011

Ordre du jour

  • Bilan de la rencontre des parents
  • Validation des activités  de l’année
  • Orientations de l’association
  • Validation du budget
  • Préparation du marché Noël
  • Question diverses

 

  1. 1.  Présentation de l’association

L’amicale des parents d’élèves est une association de type loi 1901,  non lucrative qui a pour but de soutenir le corps enseignant dans la préparation, l’organisation et le financement des différentes activités proposées à nos enfants. Elle assure, aussi, un soutien financier dans l’achat de matériels pédagogiques.

Afin d’assurer l’ensemble de ses missions, elle organise différentes manifestations,  lucratives pour renflouer les caisses et non lucratives pour assurer une certaine cohésion entre les parents. Cohésion, nécessaire au bon déroulement des différentes activités de l’année.

  1. 2.  Bilan des activités

Tout au long de l’année scolaire 2010/2011, l’association des parents d’élèves  a participé au financement et à l’organisation d’activités diverses, comme :

    • La rencontre des parents,
      Soirée qui a permis aux parents de se rencontrer, de discuter, d’échanger autour de plats préparés par les familles avec un apéritif offert par l’amicale, des jeux avaient été mis à la disposition des enfants.
    • Vente de chocolats
    • Le goûter de Noël
    • Marché de Noël
      Point fort des activités de l’amicale,  cette soirée annonciatrice des fêtes de fin d’année, rassemble un grand nombre de parents autour d’un spectacle préparé par les enfants. Les parents peuvent acheter des objets fabriqués par les bambins sur un stand tenu par l’équipe pédagogique, tout en prenant part à un apéritif dînatoire offert et préparé par l’amicale.
    • Le goûter de la galette des Rois.
    • Le vide grenier
      Cette activité est la plus importante de l’année, car c’est elle qui assure la majeure partie des rentrées d’argent. En même temps c’est une activité fort sympathique, qui fédère les parents dans une ambiance bon enfant.
    • La fête de l’école
      Point d’orgue de la fin d’année scolaire, cette journée clôture une année bien remplie. A cette occasion des stands de jeux sont mis à la disposition des enfants toute la journée (115 cartes vendues), le spectacle savamment étudié par l’équipe pédagogique et longuement répété par les enfants est toujours une réussite. Le repas convivial est préparé par l’amicale et a réuni un grand nombre de personnes soit 120 convives environs (et 106 payants).
      D’un point de vue organisation, nous avons apprécié la mise en place des poubelles de tri sélectif, elles étaient fonctionnelles, pratiques ce qui a permis à l’ensemble des participants de faire un pas de plus dans une démarche écologique. Claude se propose de faire un courrier à la communauté des communes, au titre de l’association pour réclamer la mise à disposition de ce type de poubelles que nous pourrions utiliser lors de nos prochaines manifestations.
      Le nouveau fonctionnement de la pêche au canard rend plus attractif le stand et permet une meilleure gestion des lots.
      Une réflexion sur le renouvellement de certains stands est à prévoir assez rapidement. Nous comptons sur toutes les idées innovantes qui pourraient mettre à jour de nouvelles activités.

Malgré une bonne participation des familles et une bonne organisation nous avons pour la première fois , accusé un déficit dans cette manifestation (un delta de 700 € par rapport aux recettes moyennes des années précédentes).

Plusieurs axes d’explications ont été identifiés, sans avoir réellement identifié le facteur principal de ce déficit. Il faudra donc être un peu plus vigilant, lors de la prochaine préparation de la fête de l’école sur :

  • L’établissement de la liste des courses (réduction des quantités par personne)
  • Réalisation des courses en fonction d’une enveloppe déterminée.

 

Au-delà des manifestations, l’association a participé financièrement à certaines activités pédagogiques comme :

    • Une sortie à la journée (ferme pédagogique…)
    • La sortie de fin d’année (Sortie vélo)
    • L’activité de théâtre

L’équipe pédagogique n’a pas utilisé l’ensemble de l’enveloppe budgétaire mise à leur disposition cette année.

  1. 3.  Bilan financier de l’année 2010/2011
RECETTES DEPENSES
friteuse

209,00

A amortir sur plusieurs exercices…
Divers

24,60

Achat d’une cantine de stockage + clés local
Rencontre parents

50,00

Location Jeux géants
Goûter de Noël

213,16

Goûter + déco + barbe Père Noël
Soirée de Noël

181,92

Toasts et boissons de la soirée
Galettes

92,60

galettes…
Opération chocolat

373,55

correspond aux 25 % du total de la commande
Vide grenier

2712,91

507,61

détails en dessous
Fête de l’école

1433,50

1607,70

détails en dessous

4519,96

2886,59

Chiffre de l’année :

+1633,37€

Détail des activités principales 

Vide grenier :

2712,91 :  240 Euros des sponsors
                 1379,91 Euros de recette du bar
                 1093 Euros d’inscriptions des exposants
507,61 :  426,26 Euros de courses (dont pain, papier, colle, ficelle, frites, tel portable)
               81,25 Euros de charcuterie (saucisses, merguez, jambons, ventrêche)
2205,30 Euros de recette pour cette activité

Fête de l’école :

1433,5 : 396 Euros d’inscriptions au repas
1097,5 Euros du bar + vente de gâteaux et cartes de jeux
1607,7 : Euros de courses + lots + cadeaux + fromage + rachat à l ‘AFI + poulets
-174,20 Euros de perte pour cette activité
participation projets école 

 

maternelle : 152 euros (sorties ferme pédagogique et ferme le Béla)le cycle 2 : 1140 euros  voyage à vélo

le cycle 3 : 450 euros (venue d’une intervenante théâtre)

Total : 1742 € + 800 € à venir
Soit 2542€ subventionné

Bilan des comptes

                Compte chèque

Le solde du compte courant solde au 30.09.2010  était de : 5871.80 euros
Le solde du compte courant au 31.08.2011 était de: 7482.08 euros

Les débits non encaissés (n’apparaissant pas sur le relevé) sont de : 1696.82 euros – 800 euro =2496.82€

La subvention de la mairie n’est pas encore encaissée et s’élève à 370€

                Livret A : 1899€

Le budget disponible pour l’Année 2011/2012 est de :CC 5356€ + livret A 1899€ = 7 255€ (approvisionnement des PC portables à hauteur de 800€ déjà déduit)

  1. 4.  Renouvellement du Bureau

Bureau Sortant

  • Présidente : Elsa HELLEU
  • Vice Président : Claude BERAT
  • Trésorière : Emilie CARDINAL
  • Vice Trésorière : Gaëlle LASSUS
  • Secrétaire : Eric LE BORGNE
  • Vice-Secrétaire : Stéphanie MEDRANO

Nouveau Bureau

  • Président : Eric LE BORGNE
  • Trésorière : Emilie CARDINAL
  • Vice Trésorière : Sonia Toquard
  • Secrétaire : Gaëlle LASSUS
  • Vice-Secrétaire : Claude BERAT


  1. 5.  Activités prévues ou à prévoir
  • Rencontre des parents : 14 octobre: Repas espagnol apéro offert, jeux pour les enfants par exemple
  • Gouter de noël : 15 décembre
  • Marché de Noël : 15 décembre
  • Fête de l’école : 30 Juin
  • Chocolat : Catalogue déjà commandé. En réunion nous avons validé cette activité elle sera gérée par Emilie et Gaëlle
  • Bulbes  printemps : Catalogue déjà commandé au cas où
  1. 6.  Organisation de la rencontre des parents
  • Début de l’activité : 19h30
  • Thème : soirée espagnole
  • Activité : Jeux pour les enfants
  • Organisation :
    Gaëlle
    réalise le mot et l’affichage annonçant l’activité le lundi de la semaine précédente.
    Véronique s’occupe d’aller chercher les jeux à la ludothèque
    Emilie réalise l’inventaire entre le 3 et 7 Octobre et donne le résultat à Fabrice.
    Fabrice réalise la liste des courses le 8 et 9 Octobre
    Emilie réalise les courses dans la semaine précédant  l’activité
    Philippe prend contact avec la Mairie pour l’état des lieux (si possible le Jeudi Soir pour faire les glaçons)
    Guillaume fournira une enceinte pour la musique
    Fabrice apportera son Pc portable
    Claude s’occupe de réserver les verres non jetables en nombre suffisant pour ne pas avoir à gérer le nettoyage des verres pendant la soirée (Nb estimé 240 unités)

La préparation de la salle sera faite à partir de 19h par entre autre : Véronique, Sonia, Emilie, Stéphanie, nous comptons bien entendu sur tous les autres bonnes volontés

 

  1. 7.  Questions Diverses
  • Ordinateur portable :

Il a été décidé en réunion que nous optons pour l’achat de Pc Portables en local (Bordes  Nay…) afin d’assurer une meilleure maintenance des ordinateurs. Ces Pc portables risquent d’être un peu plus onéreux que ceux que nous aurions pu trouver en grande surface ou sur internet. C’est pour cette raison que nous optons pour un achat piloté par la Mairie pour bénéficier des 20% de TVA.

Nous validons en séance la possibilité d’un accroissement de la subvention pour couvrir l’augmentation du prix potentiel des PC.

Une réunion est déjà prévue avec la municipalité le 29 Septembre

  • Budget 2011/2012 :
    Pour pouvoir valider le budget dédié à l’école lors de la prochaine réunion, une réunion avec le corps enseignant va être organisée afin d’obtenir les objectifs pédagogiques et le budget associé.

 

         L’association des parents d’élèves tient à remercier l’ensemble des intervenants qui nous ont  aidés dans l’organisation des différentes manifestations : les parents, le corps enseignant, mais aussi la municipalité qui a su nous épauler d’un point de vue logistique tout au long de l’année. 

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