Compte-rendu Réunion APE du 4 novembre

Présents : Claude, Emilie, Eric, Gaëlle, Guillaume et 7 excusés.

Ordre du Jour

Bilan de la rencontre des parents+vente chocolats
Validation du budget
Validation des activités  de l’année
Préparation du marché Noël et du goûter, galette des rois
Orientations de l’association
Questions diverses (portables, assurance)

Prochaine Réunion le 13 JANVIER 2012
Ordre du jour

Bilan du marché Noël, du goûter et de la galette des rois
Préparation du vide grenier
Bulbes
Questions diverses

Bilan de la rencontre des parents

Bonne participation des parents, les activités ludiques ont été appréciées du fait de l’occupation des enfants du début à la fin, avec des jeux intéressants.
L’ensemble des participants a apprécié cette rencontre amicale, simple qui a permis de discuter, d’échanger autour de plats préparés par les familles.
Le coût de cette activité s’élève à 150€ (il reste pas mal de boissons)

Remarques :
– pas besoin d’achat de cannette pour cette activité
– achat de verre à bière 25cl chez localepsi, les verres 20cl sont utilisés pour toutes les autres boissons.
– Réduire la diversité des boissons

 

Vente chocolat

50 catalogues distribués, 31 commandes effectives, montant des achats par les familles : 1381 €, avec un résultat pour l’association de 300 €.

 

Validation du budget

Le budget disponible pour l’Année 2011/2012 est de :
CC  5356€ + livret A 1899€ = 7 255€ (approvisionnement d’un budget PC portables à hauteur de 800€ déjà déduit) -666€ de prévision voyage du dernier Cycle pour l’année 2012/2013 Soit 6589 €

Sur ce budget nous gardons 1000€ qui restent toujours en réserve. Nous avons donc à disposition 5589 €

Demande initiale du corps enseignants

  • Achat d’un poste CD pour la classe de cycle 2  45€
  • Enveloppe budgétaire pour sorties, intervention, achat matériel pédagogique  600/classe

Achat matériel EPS (ballon Décathlon+commande bourrelier), pris en compte dans l’enveloppe ci-dessus, et déjà approvisionné)  : 442€

  • Réserve en prévision du voyage cycle3 2012/2013   :666€
  • Demande d’approvisionnement d’un montant d’une somme d’argent à définir, dans le cadre de l’achat d’un tableau blanc numérique pour l’année 2012/2013

Dépenses prévisionnelles :

Soutien école (subvention, achat de matériel) : 1800€
Coût des activités non lucratives + divers : 600€
Surcoût PC portable : 424€
Achat lecteur CD (estimation max) : 80€
Prévision voyage du dernier cycle pour 2012/2013 : 666€

Total dépenses prévisionnelles    3570€


Entrée d’argent prévisionnelle :

Vide grenier  : 1500€
Belotes : 600€
Bulbes : 200€
Vente chocolat : 300€
Fête de l’école  : 600€
Total entrées d’argent prévisionnelles 3200€

La différence entre les entrées et les dépenses prévisionnelles demandées est de -370€.

 

Les demandes suivantes ont été validées pour un budget prévisionnel de 3270€:

  • Achat d’un poste CD pour la classe de cycle 2 (Gaëlle s’occupe de l’achat) : 45€
  • Enveloppe budgétaire pour sorties, intervention, achat matériel pédagogique  500/classe
    Achat matériel EPS (ballon Décathlon+commande bourrelier), pris en compte
    dans l’enveloppe ci-dessus, et déjà approvisionné     442€
  • Réserve en prévision du voyage cycle3 2012/2013 :666€
  • Surcoût Pc portable 424€

Nota : La demande concernant le tableau numérique (1000€ à prévoir pour 2013) n’est pas validé à ce jour par manque d’information

 

Validation des activités  de l’année

    • Le goûter de Noël 15 décembre
    • Marché de Noël 15 décembre
    • Le goûter de la galette des Rois 9 ou 10 janvier
    • Le vide grenier 01/04/2012
    • Bulbes de printemps
    • belote 11 et 25 mai
    • La fête de l’école 30 Juin

 

Préparation pour les prochaines activités   

Goûter de Noël

Comme tous les ans l’association participe à la préparation du goûter de Noël.
Gaëlle se charge d’inviter le Père Noël et la boîte de chocolat traditionnellement offerte a été commandé à Initiatives (chocolats de Noël).

Courses:
Nouveauté : Achat de tablettes de chocolat pour accompagner la brioche et le chocolat chaud.
–       Prévoir 10 cl par enfant pour le jus de fruit (un seul parfum pomme ou orange)
–       Lait+Chocolat (voir quantité /année dernière)
–       1 mandarine par enfant,
–       2 tranches de brioche par enfant
–       Tablette de chocolat (1 barre/enfant)
–       Verres
–       Serviettes.
Prévoir une quantité pour 60 enfants et 5 adultes.
Deux personnes sont nécessaires pour la préparation de la classe à 14H (1 h de préparation), n’hésitez pas à vous faire connaître auprès de Gaëlle.
Le père Noël arrive vers 15h.

Soirée de Noël du 15 Décembre 2011         

Emilie a déjà fait l’inventaire, Eric va établir la liste des courses.
La salle est réservée et  Claude s’occupe de faire l’état des lieux (Saladiers, l’ensemble des plats, cruches, couverts, tire bouchons cafetière…).
Le tartinage se fera le 15 décembre à la maison pour tous (horaire à préciser avec Emilie)
Prévoir le sapin de Noël, Eric s’en occupe.
La préparation de la salle se fera à partir de 17h
Les enseignants s’occupent de mettre un mot dans les cahiers et d’inviter la mairie.
La sono sera prêtée par l’AFI
Un mot sera diffusé dans les cahiers 15 jours avant la soirée, Gaëlle s’en occupe
Le budget pour cette activité devrait être de 180€
Les volontaires pour faire les courses, pour le tartinage  ou la préparation de la salle peuvent se faire connaître auprès d’Emilie…

 

Galette des rois       

Gaëlle s’occupe de commander les galettes à la boulangerie de Coarraze (face LIDL)
Besoin d’un volontaire pour aller les chercher, faites vous connaître auprès de Gaëlle
Pas de boisson à prévoir.
Le budget doit être d’environ 100€

 

Vide grenier

La date étant fixée au 1 avril, Eric diffuse l’annonce de notre vide grenier sur les sites internet spécialisés.

 

Orientations de l’association

Nous n’avons pas pu aborder ce point (seulement 5 personnes autour de la table), nous reportons donc ce point de l’ordre du jour à une réunion spéciale qui aura lieu fin janvier.

 

Questions Diverses

Ordinateur portable
Suite aux devis fournis par la mairie, Eric a regroupé toutes les caractéristiques des ordis pour mieux comparer les offres. Nous avons donc décidé de valider l’achat de trois ordinateurs à 408.30 € HT l’unité.

Assurances
Nous nous sommes rendu compte que notre assurance était obsolète.
Nous sommes dans l’attente d’informations complémentaires pour connaître les termes exacts de notre contrat.
Emilie et Eric se renseignent auprès d’autres assurances en vue d’un changement.

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