Compte rendu réunion APE – 13 janvier 2012

Présents : Anne-Soazic, Caroline, Claude, Emilie, Fabienne, Fabrice, Gaëlle, Guillaume, Lise, Michel, Monia, Philippe, Séverine, Stéphanie et 3 excusés.

 VENDREDI 13 JANVIER

Ordre du Jour

Préparation vide grenier

Bilan des activités précédentes : goûter, Marché de noël et galettes des rois

Info et préparation activité « plants et fleurs »

Questions diverses (portables et pc école, assurance)

VIDE GRENIER

Autorisation 

La réservation de la salle a été confirmée, le problème concernant la réservation de la cuisine est réglé.

Nous avons évoqué lors de la réunion la possibilité de placer des tables dans la maison pour tous. Emilie et Anne Soazic se proposent pour la prochaine réunion de réunir les infos nécessaires pour finaliser ou pas l’utilisation de cette salle (mesure de la salle, autorisation d’utiliser les tables et taille de ces tables).

La déclaration du vide grenier ainsi que la déclaration du débit de boisson est à déposer à la mairie.

Téléphone Portable

Fabrice ou Claude fournissent un téléphone.

Séverine se renseigne pour prendre un forfait à l’année afin de garder le numéro de téléphone. Réponse fin janvier.

Emilie récupère le numéro et le transmet.

Sponsors (envoie logo sponsors pour le 06/02 à Claude)

–       Sonia  « soins esthétiques » OK

–       Granit and co OK

–       Hourcq OK

–       Super U Séverine

–       Bon cap OK

–       Sport 2000 Michel

–       Sépé            Claude

–       Pharmacie Coarraze Fabienne

Préparation des affiches et tracts :

Créations des affiches

Elle est prise en charge par Claude et sera faite pour la prochaine réunion du 10/02/12

Ne pas oublier, sur les flyers, la mention « ne pas jeter sur la voie publique »

Impressions

Emilie se renseigne auprès de Peyrucq pour le coût d’une impression grand format.

Elle se renseigne aussi sur le tarif des feuilles couleurs pêche ou abricot A3et A4.

Michel se renseigne pour des panneaux d’affichage (récup ou achat).

Nombre

Il a été décidé d’imprimer 100 A3, 70 A2, 1500 Flyers et 20 A4.

Encollage le 10 mars

Rendez vous le samedi 10 mars à 9h00 à la salle des jeunes (derrière la mairie).

Un minimum de 6 personnes est nécessaire.

Emilie se charge de faire un point sur les calendriers ainsi que sur le stock de colle, pinceaux et sceaux.

Banderole

Lise s’occupe de modifier la banderole.

Achat de scotch noir.

Affichage

Rendez vous le samedi 17 mars à 8h30 à la salle des sports.

Un minimum de 8 personnes est nécessaire.

Sonia s’occupe de refaire les plans pour les circuits.

Emilie s’occupe de vérifier le stock ficelle, colle;

Pancarte

Stéphanie et Caroline s’occupent de la peinture avant le 10 mars.

Mise en place des pancartes par Michel dans la semaine avant le 17 mars.

Inscription

Anne Soazic s’occupe de faire le point sur les tables disponibles.

Fabrice s’occupe des inscriptions

Comme d’habitude les inscriptions se feront en plusieurs étapes :

Les parents de l’école : Gaëlle diffusera un mot dans les cahiers à partir du 5 mars (une réponse rapide est souhaitée pour garder une certaine priorité).

Les exposants : Fabrice s’occupe d’appeler les exposants de l’année passée à partir du 5 mars (mais garde la priorité aux parents).

Eric modifie l’annonce internet : nouveau n° de téléphone

Tarifs et Horaires

Nous avons décidé de maintenir nos tarifs cette année.

L’emplacement de 2 m reste à 7€, la table de 1.2m à 1.5€ et la table de 1.5m à 2€

Ouverture aux exposants à 7h fermeture à 17h30 (à confirmer), ouverture au public à 8h (à confirmer)

Actions à finaliser pour l’organisation du vide grenier

–       Validation et point sur des actions lancées

–       Utilisation de la maison pour tous ???

–       Organisation de la récupération des inscriptions des parents de l’école

–       Organisation de la publicité

–       Organisation et préparation de la salle des sports

–       Fléchage et accès au vide grenier

–       Installation de la banderole

–       Définition des tarifs sandwichs, boissons, frites

–       Inventaire

–       Liste des courses

–       Matériel à prévoir ( Sono, prises,…)

–       Organisation de la journée stand, attribution des postes,…

Bilan

Goûter

Il semble qu’il y ait eu trop de reste en mandarines. En cause le non  respecter de la liste de courses (la quantité de mandarines prévue initialement de 1 par personne semble bonne)

La quantité prévu dans la liste de course soit 10l ne correspond pas au besoin, 10cl par personne suffisent.

Tout le jus d’orange a été consommé

Quantité brioche et chocolat était correcte

Les enfants ont fait remarquer l’absence de la traditionnelle poche de bonbons.

Pour l’année prochaine prévoir peut être une distribution de bonbons en fin de goûter.

Marché de Noël

Le tartinage : 10h- 17h tout c’est fait dans une très bonne ambiance.

Nb : un minimum de 4 personnes permet un bon déroulement.

Courses : Les quantités pour les courses doivent être ajustées. Elles ont été respectées mais il restait du pain de mie donc un achat supplémentaire a été nécassaire  pour utiliser celui-ci. Emilie donne les infos à Fabrice.

Bilan : Comme d’habitude cette manifestation a remporté un franc succès, l’association d’une très belle prestation de nos enfants avec un marché de noël achalandé et un buffet de noël aussi beau que bon assurent chaque année la réussite de cette activité

Les dépenses n’ont pas dépassées le budget prévisionnel de 200 €

Galettes des rois

9 galettes ont été commandées plus une offerte par la boulangerie de Coarraze (Face Lidl) pour une dépense de 80€

Dans l’ensemble les galettes ont été appréciées.

PLANTS ET FLEURS

Cette année l’APE a décidé de proposer aux parents des fleurs et des plants provenant de la jardinerie « bon cap ».

Il nous propose une réduction de 25% sur une sélection de plants et de fleurs

Les commandes se feront à partir  d’un catalogue.  .

Comme Bon Cap nous propose de mettre quelques fleurs sur le stand de l’Ape lors du vide grenier, il est envisagé  d’ouvrir les commandes aux visiteurs du vide grenier. Il faudra donc que les catalogues et bon de commandes soient disponibles ce jour là.

Emilie et Lise doivent  voir avec Bon CaP si les catalogues peuvent être prêts pour le 1  avril.

Il faudra joindre au catalogue un mot pour spécifier, aux personnes extérieures à l’école, la date limite de commande ainsi que la date et le lieu de la distribution.

Nous proposerons les catalogues aux parents le 13 avril pour un retour des commandes pour le 3 mai. Un rappel aux parents sera fait le 30 avril.

La classe de maternelle se charge de faire une affiche pour la vente des plants au vide grenier.

Emilie, Lise et Gaëlle se chargent des mots, de la distribution des catalogues ainsi que de l’enregistrement et de la livraison des commandes.

QUESTION DIVERSES

Le problème d’assurance est réglé. Notre contrat est complet et suffisant.

Les ordinateurs portables sont en place dans les classes. Les anciens pc sont donc en attente de nouveaux propriétaires. Il a été décidé de proposer gratuitement aux parents ces ordinateurs. Avec un tirage au sort si plus de demande que d’ordi disponible. Emilie se charge de préparer le mot.

Prochaine Réunion le 10 FEVRIER à 20h30

Ordre du jour

Finaliser la préparation du vide grenier

Question diverses

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