Compte-rendu Réunion Amicale du 03/12/2012

Présents : Anne-Soazic BAILLY, Jean-Philippe BONNECAZE, Claude BERAT, Emilie CARDINAL, Elsa HELLEU, Michel HONTANG, Gaëlle LASSUS, Véronique NYAMANKOLO, Sandrine PELLETIER, Irène ROINE, Laétitia DUPREUIL NIENTO et 6 excusés

Rappel de l’ordre du jour :

– Bilan de la rencontre des parents + vente de chocolats

– Préparation du marché Noël et du goûter, galette des rois

– Validation des activités  de l’année

– Questions diverses

Prochaine réunion le vendredi 11 à 20h

–       Bilan du marché de Noël et galette des rois

–       Préparation du vide grenier

–       Lancement du l’activité fleurs et plants : information aux parents.

Bilan de la rencontre des parents

Est à signaler la bonne participation des parents à cette soirée d’accueil des nouveaux parents d’élève et de démarrage des activités de l’APE.

Comme l’année passée, les activités ludiques proposées aux enfants ont été appréciées par tous et ont permis d’occuper les enfants durant toute la soirée.

L’ensemble des participants a apprécié ce temps de rencontre et d’échange en toute simplicité autour de plats préparés par les familles.

Pour la première fois, des verres réutilisables mis à disposition par la mairie ont été utilisés (150). Le succès de cette initiative invite à son renouvellement lors des futures manifestations de l’association.

Les dépenses engagées pour cette activité s’élèvent à environ 450 € (dont 50 €pour la location des jeux à la ludothèque), mais englobent également courses prévues pour le marché de Noël.

A noter pour l’année prochaine : Vérifier le stock des embouts de la machine à bière.

 Bilan de la vente chocolat

50 catalogues ont été distribués et 36 commandes enregistrées pour un montant global de 1 655,40 €, soit un bénéfice de 383,85 € pour l’association. A déduire du montant de la facture 15€ de bon d’achat attribué l’année dernière par initiatives en retour d’une réponse à un sondage.

Cette activité simple d’organisation est appréciée par les familles et permet une rentrée d’argent non négligeable.

La date limite de dépôt des commandes avant les vacances de la toussaint a permis la réception des colis dans de très bonne condition.

Il est proposé d’étendre le délai de réflexion laissé aux parents afin de faire passer l’information autour d’eux (parents séparés, grands-parents désireux de participer également…).

A noter pour l’année prochaine : Distribuer les catalogues fin septembre pour une commande avant les vacances de la toussaint.

 Validation des activités de l’année

Avant de valider les activités source de recettes à prévoir, il convient de dresser la liste des dépenses prévisionnelles qu’elles permettront de financer.

Suite à la rencontre avec Mme. DREVOND, Directrice de l’école, la demande de soutien financier formulée par le corps enseignant n’est pas chiffrée mais peut se détailler ainsi:

  • Participation pour sorties scolaires diverses
  • Acquisition d’un vidéo-projecteur
  • Renouvellement du fonds de la bibliothèque et des jeux et matériel pédagogiques
  • Acquisition de nouveaux équipements et matériel de sports

Une demande annexe est formulée pour le renouvellement des jeux de la garderie. Il est finalement décidé de faire la distinction entre l’école et le service périscolaire qui lui relève de la mairie et pour lequel l’APE n’a pas vocation à apporter son soutien financier. Il est en outre précisé que le renouvellement des jeux nécessaires au confort des élèves ne devrait en principe pas rencontrer d’opposition particulière de la part de la mairie.

En raison de l’éclatement du cycle 2 en 2 classes distinctes et en l’absence du maître en début d’année, l’organisation du traditionnel voyage des 3 ou 4 jours proposé tous les 3 ans aux grands n’a pas pu voir le jour. L’APE provisionnait à cette fin chaque année une enveloppe qui ne sera donc finalement pas utilisée cette année.

Dépenses prévisionnelles pour l’année 2012-2013 :

  • Acquisition d’un vidéo-projecteur………………………………………………………………………………….. 500 €
  • Renouvellement du fonds de la bibliothèque et des jeux et matériel pédagogiques…….. 900 €

( à répartir équitablement entre les 3 classes, soit  environ 300 € par classe)

  • Provision en vue de l’acquisition de nouveaux équipements et matériel de sport……………. 300 €

( à répartir équitablement entre les 3 classes, soit 100 € par classe)

  • Financement intégral de la sortie du spectacle de Noël………………………………………………… 250 €
  • Participation aux sorties scolaires diverses (200€ par classe)……………………………………….. 600 €
  • Provision pour un futur voyage scolaire………………………………………………………..660 €

Soit un total dépenses prévisionnelles validées de 3210€

 

Rentrée d’argent prévisionnelle :

Vide grenier                                                                                1500€

Belottes                                                                                       600€

Bulbes                                                                                          200€

Vente chocolat                                                                           380€

Fête de l’école                                                                            600€

Total entrées d’argent prévisionnelles 3280€

Validation des activités  de l’année 2012-2013 :
  • Le goûter et marché de Noël             20 décembre 2012
  • Le goûter de la galette des Rois       11 janvier 2013
  • Le vide grenier                                     7 avril 2013
  • Fleurs et plants                                    Information aux parents : janvier/ commande : avril
  • Belotte                                                   17 et 24 mai 2013
  • La fête de l’école                                 29 juin 2013

 

Préparation pour les prochaines activités

  • Goûter  et marché de Noël (20 décembre)

Comme tous les ans, l’association participe à la préparation du goûter de Noël.

Le jeudi après-midi, le Père-Noël rendra visite vers 15 heures aux élèves de l’école. La boîte de chocolat traditionnellement offerte a été commandée à Initiatives (chocolats de Noël).

Un goûter offert par l’APE sera proposé aux élèves. L’aide de quelques parents sera nécessaire à l’installation de la salle de classe.

Le soir, les familles sont invitées à un apéritif-spectacle donné à la Maison pour tous à partir de 19h. Durant cette soirée, les enfants entonneront quelques chansons répétées avec les enseignants. Les parents pourront ensuite partager un apéritif et acheter les réalisations des élèves pour ce marché de Noël.

A noter pour l’organisation de l’activité:

–    Deux personnes sont nécessaires pour la préparation de la classe à 14H (1 h de     préparation),

–      Besoin de l’aide de quelques parents pour le « tartinage » et la confection de toasts

–       Etat du stock et liste de courses à Elsa

–         Courses à Emilie

–          Etat des lieux à Sonia ou Michel

–          Verres réutilisables  (x300) à réserver et récupérer en mairie à Anne-Soazic

–          Nettoyage des verres  à Sandrine PELLETIER

–          Voir avec la mairie la possibilité de conserver le sapin et la décoration du repas des aînés à Anne-Soazic

–          Doodle pour ménage le vendredi matin à Claude

–          Mot à diffuser auprès des parents à Gaëlle

Pour les courses du goûter : (quantité pour 60 enfants et 5 adultes.)

–      Prévoir 10 cl par enfant pour le jus de fruit (un seul parfum pomme ou orange)

–      Lait+Chocolat (voir quantité /année dernière)

–      1 mandarine par enfant,

–      1 tranches de brioche par enfant

–      Tablette de chocolat (1 barre/enfant)

–      Verres (jetables pour le gouter)

–      Serviettes.

Galette des rois (11 janvier)

Jean-Philippe se renseigne pour la commande de galettes (briochées). (10 galettes dont 1 offerte)

Le budget doit être d’environ 100€

Vide-grenier

La salle est réservée. La déclaration et la demande débit de boisson ont été déposées en mairie.

Michel diffuse l’annonce sur les sites internet spécialisés.

Anne-Soazic fait passer l’information à l’office du tourisme.

Bulbes de printemps

A prévoir : Prendre rendez-vous avec le fournisseur dès janvier pour une première approche

Belottes

A prévoir : Faire passer l’information via l’office du tourisme et Mme. CAZENAVE.

Questions Diverses

 Journée d’animation

Il est proposé d’organiser en début d’année scolaire une journée d’animation. La soirée rencontre des parents pourrait prendre la forme d’une journée d’animation en plein air.

L’organisation de cette nouvelle animation, qui nécessite une organisation dès la fin de l’année pour pouvoir avoir lieu à la rentrée, sera inscrite à l’ordre du jour d’une prochaine réunion.

Déclaration du bureau en Préfecture

Anne-Soazic se charge de préparer les documents nécessaires au dépôt du nouveau bureau en Préfecture.

L’ordre du jour étant épuisé, la réunion est clôturée.

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