Compte rendu de la réunion du 11 janvier 2013

Présents : Anne-Soazic BAILLY, Benjamin BEHAR, Claude BERAT, Jean-Philippe BONNECAZE, Emilie CARDINAL, Michel HONTANG,  Cédric LARCON, Gaëlle LASSUS, Véronique NYAMANKOLO, Anne ZAMIS et 4 excusés.

VENDREDI 11 janvier 2013

Ordre du Jour

Bilan goûter, soirée de noël et galettes

Info et préparation activité « plants et fleurs »

Préparation vide grenier

Questions diverses

 

Prochaine Réunion le 8 février 2013

Ordre du jour

Finaliser la préparation du vide grenier

Question diverses

Bilan noël

Goûter

Les quantités de lait, de mandarine, de brioche et de jus d’orange ont été suffisantes.

Pour 60 enfants : 6 litres de lait, 1 mandarine par enfant, 1 tranche de brioche par enfant.

Il manquait du chocolat à croquer. Lors des courses vérifier le nombre de barre par tablette. Prévoir 1 barre par enfant.

Tartinage

Courses

Les quantités pour les courses doivent être ajustées. Il restait trop de toast rond. Pour l’année prochaine, il faut préciser dans la liste des courses l’achat de pain de mie à la place des toasts ronds.

Bilan

Cette année, pour le tartinage, les volontaires au nombre de 6 ont pu finir à 17h en commençant dés le matin.

Comme d’habitude cette manifestation a remporté un franc succès, l’association d’une très belle prestation de nos enfants avec un marché de noël achalandé et un buffet de noël aussi beau que bon assurent chaque année la réussite de cette activité.

La Maison Pour Tous utilisée pour cette manifestation semble être un peu petite vu le nombre de participants. Il faut voir pour l’année prochaine, en fonction du nombre de famille, si la salle des sports ne serait pas plus adaptée.

Le budget prévisionnel pour cette journée n’a pas été dépassé soit moins de 400€ pour le goûter et la soirée.

Galettes des rois

8 galettes ont été commandées à la boulangerie de Nay (Délice Nayais) pour un budget de 70.4€.

Dans l’ensemble les galettes ont été appréciées.

PLANTS ET FLEURS

Cette année l’APE a décidé de reproposer aux parents des fleurs et des plants provenant de la jardinerie « Boncap ».

Une sélection de plans et de fleurs sera proposée sous la forme d’un catalogue aux parents ainsi qu’aux visiteurs du vide grenier.

En effet, Bon Cap renouvelle sa proposition de mettre quelques fleurs sur le stand de l’ape lors du vide grenier avec des catalogues et bons de commande à disposition ce jour là.

La distribution  pour l’école se fera le 14 mai.

Emilie prépare pour le 1/03/13 un mot d’information aux parents pour annoncer l’activité « plants et Fleurs ». Anne-Soazic se charge de le diffuser par mail aux parents.

Emilie distribuera les catalogues aux parents le 29 mars 2013 pour un retour des commandes le 23 avril.

Anne-Soazic se charge de rappeler aux parents les dates butoir des commandes tout au long du mois.

Pour le vide grenier, il faudra joindre aux catalogues un mot pour spécifier  aux personnes extérieures à l’école :

–      La date limite de commande

–      lieu de dépôt de commandes (boite aux lettres de l’école 2 place Saint Vincent)

–      commande accompagnée du règlement

–      lieu et date de distribution

–      numéro de téléphone pour prévenir en cas de modification de la date de distribution.

VIDE GRENIER

Autorisation 

La réservation de la salle a été confirmée.

La déclaration du vide grenier ainsi que la déclaration du débit de boisson sont à déposer à la mairie.

Portable

Le forfait free est toujours actif pour 2€ par mois mais la carte « sim » du téléphone a été égarée. Gaëlle se charge d’en recommander une autre.

Sponsors (envoie logo sponsors pour le 15/02 à Claude)

–      Sonia  « soins esthétiques »  Gaëlle          –   Délice Nayais Michel

–      Granit and co Michel                         –  Peyrucq Emilie

–      Hourcq Emilie                                 –  Scierie de Montaut Michel

–      Super U Michel                              –  Sport 2000 Jean-Philippe

–      Bon cap OK                                   –  Sépé       Claude

–      Pharmacie Coarraze Emilie                   –  Epice M Claude

Préparation des affiches et tracts :

Créations des affiches

Elle est prise en charge par Claude et le premier jet sera fait pour la prochaine réunion du 08/02/13.

Ne pas oublier, sur les flyers, la mention « ne pas jeter sur la voie publique »

L’affiche définitive est à communiquer à Anne-Soazic pour le 20 février.

Impressions

Anne-Soazic se charge de l’impression sur du papier jaune pour le 2 mars.

Nombre

Il a été décidé d’imprimer 50 A3, 70 A2, 1200 Flyers A6, 800 Flyers A5 et 20 A4.

Encollage le 2 mars 2013

Rendez vous le samedi 10 mars à 9h30 à la salle des jeunes (derrière la mairie).

Un minimum de 6 personnes est nécessaire.

Emilie se charge de faire un point sur les calendriers ainsi que sur le stock colle, pinceaux et sceaux.

Banderole

Lise et Cédric s’occupent de modifier la banderole pour le 23 mars.

Emilie se charge de faire un point sur le scotch noir.

Affichage

Rendez-vous le samedi 23 mars à 8h30 à la salle des sports.

Un minimum de 8 personnes est nécessaire.

Les circuits sont à préciser lors de la prochaine réunion.

Emilie s’occupe de vérifier le stock ficelle, colle…

Pancarte

Michel et Claude s’occupent de réparer la pancarte. Anne-Soazic voit si on peut utiliser un ancien panneau d’affichage en fer de la mairie, elle donne l’info à Michel.

Mise en place de la pancarte à voir lors de la prochaine réunion.

Inscription

Anne-Soazic s’occupe de faire le point sur les tables disponibles.

Michel voit avec Fabrice s’il peut s’occuper des inscriptions. A confirmer à la prochaine réunion.

Comme d’habitude les inscriptions se feront en plusieurs étapes :

Les parents de l’école : Gaëlle diffusera un mot dans les cahiers à partir du 22 février (une réponse rapide est souhaitée pour garder une certaine priorité).

Les exposants : Michel s’occupe d’appeler les exposants de l’année passée à partir du 4 mars.

Publicité

Michel modifie l’annonce internet avec le n° de téléphone.

Emilie diffuse les informations sur le vide grenier à l’office du tourisme.

La diffusion dans les journaux ainsi qu’à la radio sera déterminée à la prochaine réunion.

Tarifs et Horaires

Nous avons décidé de maintenir nos tarifs cette année.

L’emplacement de 2 m reste à 7€, la table de 4 places à 1.5€ et la table de 6 places à 2€.

Ouverture aux exposants à 7h fermeture à 18h ouverture au public à 8h.

Actions à finaliser pour l’organisation du vide grenier

–      Validation et point sur des actions lancées

–      Organisation de la récupération des inscriptions des parents de l’école

–      Organisation de la publicité

–      Organisation et préparation de la salle des sports

–      Fléchage et accès au vide grenier

–      Installation de la banderole

–      Définition des tarifs sandwichs, boissons, frites

–      Inventaire (machine à café en panne, au besoin Jean Philippe peut se procurer une cafetière)

–      Liste des courses

–      Matériel à prévoir ( Sono, prises,…)

–      Organisation de la journée stand, attribution des postes,…

QUESTION DIVERSES

M. CARRERE propose à l’APE des petites maisons en bois qui pourraient être utilisées comme jeu lors de la fête de l’école. Claude et Benjamin se charge de les récupérer et Benjamin propose de les stocker chez lui.