Compte rendu Réunion du 15 février 2013 – Amicale

Compte rendu de la réunion du 15 février 2013 de l’Amicale des parents d’élèves

Présents : Guillaume ALIAS,  Anne-Soazic BAILLY, Benjamin BEHAR, Claude BERAT,  Philippe BERNAD, Stéphanie BOIN, Emilie CARDINAL, Laetitia DUPREUIL NIENTO, Fabrice FAU, Michel HONTANG, Gaëlle LASSUS, Sandrine PELLETIER  et 5 excusés

Ordre du Jour

  • RAPPEL :Info et préparation activité « plants et fleurs »
  • Mot bulletin municipal
  • Préparation vide grenier
  • Questions diverses

PLANTS ET FLEURS (rappel)

Cette année l’APE a décidé de reproposer aux parents des fleurs et des plants provenant de la jardinerie « Boncap ».

Une sélection de plans et de fleurs sera proposée sous la forme d’un catalogue aux parents ainsi qu’aux visiteurs du vide grenier.

En effet, Bon Cap renouvelle sa proposition de mettre quelques fleurs sur le stand de l’ape lors du vide grenier avec des catalogues et bons de commande à disposition ce jour là.

La distribution  pour l’école se fera le 14 mai.

Emilie prépare pour le 1/03/13 un mot d’information aux parents pour annoncer l’activité « plants et Fleurs ». Anne-Soazic se charge de le diffuser par mail aux parents.

Emilie distribuera les catalogues aux parents le 29 mars 2013 pour un retour des commandes le 23 avril.

Anne-Soazic se charge de rappeler aux parents les dates butoir des commandes tout au long du mois.

Stéphnie Boin prend en charge la gestion des commandes et les transmets à Jean-Philippe.

Pour le vide grenier, il faudra joindre aux catalogues un mot pour spécifier aux personnes extérieures à l’école :

  • La date limite de commande
  • lieu de dépôt de commandes (boite aux lettres de l’école 2 place Saint Vincent)
  • commande accompagnée du règlement
  • lieu et date de distribution
  • numéro de téléphone pour prévenir en cas de modification de la date de distribution.

BULLETIN MUNICIPAL

Un article présentant notre association avec les principales activités passées et à venir sera édité dans le prochain bulletin municipal à paraitre en mars.

VIDE GRENIER

Autorisation 

Nous avons eu l’autorisation d’utiliser la maison pour tous. Le plan de salle est prêt. Elle ne sera utilisée  que si des demandes d’emplacements intérieurs continuent à affluer 10 jours avant le vide grenier.

Portable : 0651559564

La carte sim a été commandée et activée.

Sponsors

–      Sonia  « soins esthétiques »  bon                – Bon cap OK

–      Hourcq OK                                                 – Granit and co OK

–      Sport 2000 bon                                         – Délice Nayais lot

–      Bonasse 3 bon                                             – Sépé chéque 50€

–   Pharmacie Coarraze LOT                             – Scierie de montaut OK

–  Epice M,                                                     – Super U Michel se charge d’obtenir un

bon ou de négocier le pain

Rédaction des bons  par Michel. Merci aux personnes identifiées en face de chaque sponsor de leur faire parvenir les reçus.

Préparation des affiches et tracts :

Créations des affiches

L’affiche proposée par  Claude est validée.

Ne pas oublier, sur les flyers, la mention « ne pas jeter sur la voie publique »

Claude transmet à Anne-Soazic pour le 22 février.

Impressions

Emilie vérifie le stock de feuilles et gère l’achat en fonction du besoin et les donne à Anne-Soazic pour le 22février.

L’Impression doit être faite pour le 2 mars, date de l’encollage.

Imprimer les logos des fournisseurs sur une feuille A3, 1 par feuille pour la salle des fêtes.

Nombre

Il a été décidé d’imprimer 50 A3, 70 A2, 800 Flyers A5, 1200 fyers A6 et 20 A4.

Encollage le 2 mars à 9H30

Rendez vous le samedi 2 mars à 9h30 à la salle des jeunes (derrière la mairie).

Un minimum de 6 personnes est nécessaire.

Emilie se charge de faire un point sur les calendriers ainsi que sur le stock colle, pinceaux, bâche de protection table et sceaux. Elle se charge aussi de préparer la colle une demi-heure avant.

Affichage

Cette année nous proposons un changement par rapport à l’affichage.

6 circuits seront proposés et l’affichage pourra s’étaler sur trois jours les 22,23 et 24 mars.

Claude diffuse un doodle le 13 mars pour que chacun puisse s’inscrire. Il sera clôturé le 19 mars.

Emilie et Michel gèrent le doodle et prennent contact avec les personnes concernées pour leur donner tout le matériel pour l’affichage.

Michel s’occupe de refaire les plans pour les circuits.

Emilie s’occupe de vérifier le stock ficelle, colle…

Laetitia et Sandrine gèrent la distribution des tracts au marché le mardi avant le vide grenier

Banderole

Lise et Cédric s’occupent de modifier la banderole (avant le 20 mars) pour une installation au plus tard le 23 mars.

Emilie se charge de fournir la banderole et d’acheter le scotch noir.

Pancarte

Michel a récupéré une pancarte. Il prend en charge la peinture ainsi que l’installation avec Yasmin le 23 mars

Bilan sur les tables :

Anne-Soazic fait le point sur les tables de la salle des fêtes et de la maison pour tous (nombre et dimension). Elle donne l’info à Michel.

Elle voit aussi s’il est possible d’utiliser les tables de la maison pour tous dans la salle des sports.

Il faudra garder 8 tables (4 grandes et 4 petites) pour le bar et la zone cuisine, sans compter celles de la cuisine

Inscription

Michel et Emilie s’occupent des inscriptions.

Comme d’habitude les inscriptions se feront en plusieurs étapes :

Les parents de l’école : Gaëlle diffusera un mot dans les cahiers à partir du 22 février (une réponse rapide est souhaitée pour garder une certaine priorité). Emilie récupère les inscriptions des parents et les donnent à Michel.

Les exposants : Michel s’occupe d’appeler les exposants de l’année passée à partir du 28 février.

A partir du 23 mars, Emilie prend le relais des inscriptions.

Le 31 mars Emilie et Fabrice font le point sur les inscriptions en vu de la préparation du plan.

Tarifs et Horaires

Nous avons décidé de maintenir nos tarifs

Ouverture aux exposants à 7h fermeture à 18H, ouverture au public à 8h.

7 € l’emplacement de 2m.

–      1,5 € la table de 1,2 m (salle des sports)

–      2 € la table de 1,5 m (salle des sports)

–      1,5€ la table de 1,20 (maison pour tous)

–      2€ la table de 1,60 (maison pour tous)

–      2,5€ la table de 1,84 (maison pour tous) étant donné la grandeur des tables leur utilisation reste à définir.

Produits à la vente : une affiche avec les tarifs sera fait par Anne-Soazic

 

Coca 33cl 2 Euros Vin Rouge rosé 1 Euro
Orangina 2 Euros Sangria 1 Euro
Bière 2 Euros Café 1 Euro
Oasis 2 Euros Cidre 1 Euro
Sandwichs 2 Euros
Frites (barquette) 25cl 1.5 Euros
Gâteaux (la part) 1 Euro
Crêpes (X3) 1 Euros

Nota : Le menu à 5€ : Frites+Sandwich+Boisson à 2€ (ou vin +café)

Publicité

       Internet :

Inscription faite sur les sites vide-grenier.org et geopuce.fr

Michel ajoute à l’annonce le nombre linéaire d’emplacement disponible

Michel inscrit le vide grenier sur le site Kibouge.fr

Office du tourisme : Emilie a besoin d’une photo pour compléter l’annonce.

Radio : Claude se charge de la diffusion radio le 27 mars et le 3 avril: France bleue Possitive et Atomic.

Journaux : Philippe s’occupe de la diffusion dans la République et le Sud-Ouest

Organisation et préparation de la salle des sports

Emilie, Elza ou Sonia gèrent l’état des lieux à faire le jeudi 4 mars. Il est important d’avoir les clefs avant les courses, afin de pouvoir mettre le congélateur en route pour y stocker les frites.

Prendre rendez vous avec Mr CARRERE.

Liste des besoins lors de l’état des lieux:

  • La cafetière
  • 3 tables de la maison pour tous qui serviront uniquement au bar
  • plateaux
  • 2 carafes inox
  • 10 fourchettes et 10 couteaux
  • 2 pinces pour les frites ou grillades
  • 5 cuillères à soupe
  • La mise à disposition de grands sacs poubelles.
  • Si le papier toilette est fourni ou pas par la mairie. Sinon prévoir 24 rouleaux

Rendez-vous 13H30 le Samedi 6 avril pour le traçage et la mise en place des salles.

Michel se charge de faire des gabarits de 2m pour faciliter le marquage.

Mise en place des barrières 15 (Réservées à la Mairie)

Le Fléchage des accès au vide grenier se fera le Samedi après-midi par Yasmin ainsi que le fléchage des accès aux toilettes.

Mise en place de la banderole des sponsors dans la salle des sports.

Courses :

Emilie et Gaëlle se charge de l’inventaire et de la liste des courses.

Ajustement de la liste des courses  le3 avril.

Les courses seront faites par Elsa et Laetitia.

Michel commande à super U le pain pour le dimanche 7 avril matin 9h et les frites pour le vendredi 5 avril.

Quantité d’huile pour les frites (20 litres pour la nouvelle friteuse)

Ne pas prendre de jambon blanc.

Prévoir 1litre d’huile d’olive pour les oignons.

Acheter le café en sachet de 250 gr pour un dosage plus aisé.

Matériel à prévoir (Sono, prises,…)

Vérifier l’état de la machine à café de la cuisine : Anne-Soasic voit avec Mr CARRERE

Stéphanie voit avec Jean-Philippe pour savoir quelle sorte de machine il peut nous prêter.

Claude propose une machine à café à poser sur un trépied gaz.

Michel et Cédric emmènent leur plancha avec une bouteille de gaz APE et une bouteille de gaz fournie par Emilie.

Voir avec Eric pour les plats inox.

Vérifier dans le local APE s’il y a une rallonge de 3600 W (Emilie et Gaëlle).

Yasmin récupère les poubelles de tri chez Michel le samedi 6 février.

Benjamin et Emilie amène le samedi 6 avril des étagères pour les gâteaux.

Pour la Sono, nous utiliserons celle de l’AFI (avec micro HF).

Claude, Michel, Sandrine, Jean-Marc et Emilie amènent des rallonges puissance normale pour la sono, la tireuse,…

Prévoir deux multiprises.

Prévoir deux bassines avec éponge pour le Bar.

Utilisation de la machine à bière de l’association.

Prévoir des thermos. Pour ceux qui viennent dés 6 h le jour du vide grenier, apporter des thermos plein de café. Gaëlle et Stéphanie fournissent deux fontaines isothermes ;

Prévoir une bouilloire pour le Thé

Prévoir cinq torchons

Prévoir des feuilles A3 +Marqueurs+scotch

Trousse à pharmacie

Souches (pour distribuer aux exposants)

Trésorerie

Prévoir le fond de caisse et la caisse

Exemple fond de caisse : 575 euros environ

Commander le fond de caisse le 22 mars. Diminuer le nombre de billets.

Organisation de la journée du 7 avril stand, attribution des postes,…

Claude proposera un doodle le 23 mars pour l’inscription sur les différents postes tout au long de la journée

  1. Heure de rendez vous 6h00
  2. Mise en route du Café à 6h00
  3. Installation définitive du Bar et de la cuisine avant 8 h00
  4. Accueil des exposants par deux personnes. Emilie et … 
  5. Distribution du café aux exposants,
  6. Stand Frite : 2 personnes, pré-cuisson des frites (¾ du volume estimé)  vers 9h.
  7. Stand Sandwich : 2 personnes, pré-cuisson vers 9h.
  8. 8.  Stand Fleur : Jean-Philippe, Stéphanie et Sandrine
  9. Prendre le pain à 9h. Sandrine se charge de le récupérer

10. Stand Bar :

  • 5 personnes au bar en permanence + 2 en plus entre midi et 14h
  • L’idée de proposer un plateau repas aux exposants est un succès
  1. Tirage de la tombola le midi (lots sponsors)
  • L’explication des activités des sponsors lors du tirage de la loterie est positive

12. Fin du vide grenier à 18h.

13. Rangement Intérieur :

  • Faire attention au rangement des tables, respecter le code couleur des pieds et barres.

14. Repas à l’issue avec les bénévoles.

15. Rangement banderole et pancartes  la semaine suivante.

QUESTION DIVERSES

Claude et Benjamin se chargent de récupérer les petites maisons en bois chez Mr CARRERE.

Le vidéo projecteur a été acheté pour un montant de 475€ (modèle EPSON EH-TW480) et remis au corps enseignant.

                               Prochaine Réunion le lundi 22 AVRIL

  • Bilan du vide grenier,
  • Préparation Belotte
  • Initier la préparation de la fête de l’école.
  • Questions diverses
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